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Guida base per usare Microsoft Outlook e le funzioni principali

Pubblicato il: 4 dicembre 2014 Aggiornato il:
Mini guida utente per iniziare a usare Microsoft Outlook, usare la barra multifunzione e le funzioni di posta, calendario, attività
usare outlook Microsoft Outlook è il programma più usato e famoso al mondo per gestire la posta elettronica sul computer, anche se si tratta di un programma incluso nella suite Office.
Outlook è di vitale importanza in molte organizzazioni, non solo per le sue evidenti capacità di gestire la posta elettronica, ma anche per le sue funzioni di calendario, attività e rubrica.
Per le aziende la comodità è quella di connettere Outlook a un server Exchange in modo che tutti possano condividere la stessa rubrica e gli stessi calendari, diventando un ottimo strumento per la collaborazione a livello aziendale.
Per l'uso casalingo Outlook viene usato soprattutto per scaricare la posta sul PC e conservarla al di fuori di internet, ma, anche se la maggior parte delle persone non usa certamente un server Exchange in casa e, probabilmente, non sa nemmeno di cosa si tratti, le funzioni di Outlook lo rendono un potente strumento di gestione delle attività anche per uso personale e non professionale, per leggere e-mail, seguire appuntamenti, organizzare rubriche e molto altro ancora.
In questa guida facciamo un sintetico e concentrato corso su come usare Microsoft Outlook (prendendo la sua ultima versione, Outlook 2013) per imparare le sue funzioni principali e configurarlo con ogni account di posta.
Chiunque ha i programmi Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint ecc) ha anche Outlook sul computer e può aprirlo per un primo accesso.

Essendo un prodotto della serie Office, si troverà un'interfaccia familiare, un po' simile a quella di Word, anche se serve a tutt'altra cosa.
La visualizzazione predefinita di Outlook è la posta in arrivo, in alto c'è la barra multifunzione a nastro, nascosta per risparmiare spazio sullo schermo.
Per vedere e nascondere velocemente la barra multifunzione, basta premere i tasti CTRL - F1.
Si può bloccare la barra premendo sulla puntina da disegno che serve a fissarla e non farla più nascondere.
La barra multifunzione a nastro facilità molto l'individuazione dei pulsanti per attivare le funzioni e usare gli strumenti del programma.

La scheda Home ha pulsanti diversi a seconda della modalità e della schermata in cui ci si trova.
Nella schermata principale, ci sono le opzioni per la posta.
Lungo il bordo sinistro di Outlook ci sono le cartelle, mentre in basso a questo pannello si trovano le modalità di Outlook: Posta in arrivo, Calendario, Persone, Attività e così via.
Cliccando sulla freccia nella parte superiore del pannello di navigazione, si espande nel riquadro per vedere la struttura di cartelle dell'account e-mail.
Cliccare sui tre puntini per accedere a ulteriori modalità di Outlook: note, cartelle e collegamenti di Outlook.
Dalle "Opzioni di navigazione" è possibile modificare l'ordine in cui compaiono i diversi elementi e disattivare la navigazione compatta se si utilizza un monitor grande.

La scheda Invia / Ricevi riguarda specificamente le funzioni di posta in arrivo, ma appare anche in altre modalità (calendario, attività, ecc), anche se non avranno la stessa funzionalità.
A seconda del tipo di protocollo di posta che si sta utilizzando (IMAP o POP), si può o no avere la possibilità di scaricare solo le intestazioni dei messaggi, contrassegnare o deselezionare messaggi da scaricare, e altre funzioni (che sono disponibili solo con il protocollo IMAP, sempre consigliato)

La scheda delle cartelle permette di gestire le cartelle dell'account di posta, di crearne di nuove, di scegliere le regole per l'achiviazione automatica delle vecchie mail e altre proprietà.
Nella modalità calendario, non ci sono le cartelle quindi, da questo menù, si possono copiare o spostare i calendari.
La struttura delle cartelle è fondamentale per gestire la posta e tenerla ordinata, per non perdersi messaggi importanti e ritrovare le mail più facilmente.
In un altro articolo abbiamo visto come creare regole e filtri mail su Microsoft Outlook per organizzare la posta in cartelle.

Le opzioni di visualizzazione contengono le funzioni essenziali per nascondere o mostrare alcune informazioni ed elementi dell'interfaccia di Outlook, tra cui ci sono anche i Promemoria.
Nella modalità calendario è possibile cambiare da qui il modo di vedere i giorni, con vista mensile, settimanale o giornaliera e il colore.

Le opzioni nella barra multifunzione a nastro, come accennato sopra, cambiano a seconda di dove ci si trova.
Se si sta scrivendo una nuova mail, si troveranno tutti i pulsanti per la formattazione del testo, per aggiungere allegati, immagini, etichette ecc.
La scheda Inserisci è presente in ogni sezione di Outlook e permette di modificare il contenuto di messaggio, attività, eventi del calendario.
Nel caso dei messaggi di posta c'è un tasto per le Opzioni dove si trovano la scelta del tema, di colori, font ed effetti, il CCN (copia carbone nascosta da usare per nascondere i destinatari della mail) e la richiesta di conferma di lettura dell'email.
La scheda Revisione contiene invece le funzioni di correzione automatica dell'ortografia e della grammatica, utile per non fare errori nella scrittura delle Email.
È inoltre possibile tradurre i messaggi inviati in altre lingue.

Passiamo ora alla configurazione di un account e-mail che può essere automatica o manuale
Al primo avvio di Outlook, viene richiesto di impostare un account, che si può anche saltare inizialmente e aggiungerlo in seguito.
Si può infatti usare Outlook senza un account nelle modalità calendario, attività e note.
Siccome però si tratta di un programma progettato principalmente per la gestione delle Email, vale la pena aggiungere subito un account provando la configurazione automatica dove basta inserire nome utente e password che si utilizzano per accedere alla propria casella di posta.
Se la configurazione automatica non dovesse funzionare (funziona sicuramente con indirizzi Hotmail e Outlook.com, ma non è detto funzioni con altri fornitori), bisogna procedere con la configurazione manuale.
Per aggiungere un account a Outlook bisogna andare sulla scheda File nella barra multifunzione e seguire la procedura di impostazione manuale.
Nella configurazione manuale, la prima scelta è quella di usare un account POP o IMAP (o un account Exchange se si configura Outlook in un'ufficio)
Abbiamo già visto in un altro articolo le differenze tra IMAP e POP che, sinteticamente, sono:
- POP o Post Office Protocol è il protocollo più vecchio usato per scaricare la posta sul computer.
- IMAP invece permette di copiare la struttura delle cartelle della web mail e sincronizzare i messaggi senza farli sparire dal server di posta, con opzioni per scaricare solo le intestazioni dei messaggi, senza riempire il computer con migliaia di email e allegati.
Se possibile, scegliere sempre IMAP.
Si può fare riferimento alla guida su come aggiungere un account Yahoo Mail su Outlook, cambiando i parametri in base al proprio fornitore di posta.
In un altro articolo ho spiegato passo passo anche come configurare Microsoft Outlook con GMail per ricevere e inviare mail dal pc.

In Outlook si possono aggiungere e gestire tanti account di posta quanti se ne vuole.
Se si utilizzano più account di posta elettronica, come ad esempio uno personale e uno per lavoro, un client di posta come Outlook può davvero fare la differenza e permette di collegare gli appuntamenti del calendario e le attività in modo da gestire la propria vita in modo completo.
Dopo aver aggiunto due account, è possibile scegliere l'account che si vuol configurare dal selettore a discesa nella parte superiore della pagina Informazioni Account sulla scheda File.
Dalle "Impostazioni account" è possibile creare un nuovo account, riparare uno già aggiunto, rimuoverli, impostare quello preferito e modificare altre impostazioni.

Gestione rubrica e aggiunta di contatti in Outlook
Per gestire i contatti della rubrica, aprire la modalità Persone dalla scheda Home e aggiungere gli indirizzi e altri dettagli dall'interfaccia principale.
Quasi certamente però bisognerà importare la rubrica dall'account Google, Yahoo o qualsiasi altro si sta utilizzando.
Bisognerà quindi esportare i contatti da quella rubrica e poi importarli in Outlook.
Normalmente questa sarebbe un'opera facile se non fosse che ogni account usa i suoi formati e potrebbero esserci complicazioni.
Il modo più semplice è sincronizzare la rubrica tra Gmail e Outlook ed importare i contatti.
Altrimenti bisogna usare le vCard, come spiegato nella guida su come importare i file vCard (vcf) nei contatti Windows e in Microsoft Outlook.

Per esplorare funzioni più avanzate di Microsoft Outlook abbiamo visto, in altri articoli:

- Se si hanno più computer da cui consultare la posta elettronica, ma non si può usare un server Exchange, in un altro articolo abbiamo visto come sincronizzare Microsoft Outlook su più computer.

- Disabilitare il rispondi a tutti e inoltra Email sui messaggi inviati con Outlook

- Ritardare una mail per un invio programmato

- Come ritardare una mail per un invio programmato

Per finire, se nono si ha Outlook e si cerca un programma gratuito simile, si può guardare la lista dei migliori client Email alternativi a Microsoft Outlook per leggere la posta dal pc

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2 Commenti
  • Ferrari Luca
    6/1/15

    Ciao,

    vi invito a provare ECO, ha differenti e utili funzioni relative ai servizi dell'agenda e dei contatti.

  • Ferrari Luca
    10/2/15

    Se dovesse interessarvi il programma, vi consiglio di consultare il mio blog, ne parlo in diversi post http://lucaferrari0325.tumblr.com/