Navigaweb.net

Migliori siti, programmi e applicazioni su Navigaweb.net

Programmi Guide PC Tecnologia Sicurezza Windows Rete iPhone Android Facebook Immagini Musica Giochi

Come scrivere bene una mail e proteggere la casella di posta

Pubblicato il: 24 novembre 2014 Aggiornato il:
Consigli generali per scrivere bene email chiara e efficace e per proteggere l'account e la casella di posta dai cattivi messaggi ricevuti
scrivere bene le email Tutti sappiamo scrivere una mail, basta solo aprire il sito (come Gmail o Libero Mail) o il programma di gestione (come Outlook), mettere l'indirizzo del destinatario, eventuali destinatari in copia (CC) o in copia nascosta (CCN), inserire l'oggetto e il testo dell'email e inviare.
Poche persone però sanno come scrivere bene una mail, ossia essere precisi, sintetici e, soprattutto, senza infastidire i destinatari con messaggi inutili o di spam.
Messaggi di spam o autogenerati da siti web e da virus che possono aver infettato l'account di qualche amico sono le mail cattive da cui difendersi, da saper riconoscere e da ignorare per proteggere la casella di posta e l'account.

LEGGI ANCHE: Creare un indirizzo Email: migliori siti gratuiti di posta elettronica

Le regole per scrivere bene una mail chiara, efficace, pulita e inequivocabile qui elencate sono anche state dettate, in parte, da Eric Schmidt, autorevole ed esperto amministratore delegato di Google.

1) Rispondere prima possibile è necessario per essere considerati interlocutori affidabili.

2) Essere sintetici, evitando frasi o parole banali che non servono a nulla se non a far perdere tempo a chi riceve la mail, e usare un italiano semplice.

3) Quando possibile, dare le cattive notizie di persona e non via mail.
Questo aiuta a comunicare con empatia e comprensione ed anche a non venire fraintesi.

4) Fare buon uso dell'oggetto
L'oggetto è il titolo della mail che ha due funzioni: cattura l'attenzione del destinatario e riassume il messaggio in modo da poter decidere se leggerlo o no, un po' come avviene per i titoli di giornale.
Un oggetto in bianco è facile che venga trascurato o respinto come "spam".
Per un messaggio che richiede una risposta, si potrebbe includere anche un invito a rispondere.
Un oggetto ben scritto dovrebbe riuscire a fornire le informazioni più importanti, senza che il destinatario debba aprire l'e-mail.

5) Tenere pulita la casella di posta in modo da raggruppare le mail più importanti che meritano una risposta veloce, mettendo le altre in secondo piano.
A questo proposito la stessa Google ha non solo organizzato Gmail in categorie di messaggi automatici, ma ha anche creato una nuova applicazione chiamata InBox che serve proprio a far vedere le mail considerate prioritarie per prime, senza considerare la data di ricezione.

6) Coinvolgere altre persone nella mail quando si pensa che l'informazione inviata nel messaggio possa essere utile anche ad altri.
Questo vale soprattutto a lavoro.

7) Riflettere prima di usare la copia nascosta ed evitare di usarla per ingannare i destinatari.

8) Mai scrivere in maiuscolo che, nel linguaggio usato su internet, significa sempre "urlare".

9) Mettersi sempre in copia quando si invia un messaggio importante in modo da poterla seguire e controllare.

10) Usare le categorie o le tag per ogni mail ricevuta e inviata, per poterla facilmente ritrovare in futuro.

11) Quello che non si pubblicherebbe mai su un sito internet o su Facebook, meglio non inviarlo nemmeno via email.
Le mail possono sempre essere intercettate dall'esterno e non si sa mai se cosa può farci chi le riceve.

12) Controllare due volte l'elenco dei destinatari, per evitare di spedire messaggi a chi non si vorrebbe.
Per fortuna, in alcuni casi si può annullare l'invio di una mail.

Oltre a queste regole di buon uso della mail, ci sono poi alcune raccomandazioni per proteggere la casella di posta e difendersi da mail pericolose e dallo spam.

1) Usare sempre una buona password, difficile da intuire per gli amici, impossibile da scoprire con programmi hacker.
Di regola non bisogna mai usare nomi, date di nascita e in generale, parole di senso compiuto.
In un altro articolo, guida a come generare una password forte e sicura.

2) Usare l'autenticazione a due fattori, quando possibile
Anche se la password fosse difficilissima da scoprire, rimane sempre una protezione fragile per gli account dei siti internet.
Per questo motivo è stato progettato un sistema di protezione più netto, dove oltre alla password viene richiesto un codice auto-generato da un'applicazione, che cambia ogni momento.
In un altro articolo, la lista di siti dove si può usare l'autenticazione a due fattori, tra cui Gmail e Outlook.com

3) Pensarci due volte prima di accedere alla propria casella email (inserendo login e password) se non ci si connette dal PC di casa.
Abbiamo già visto i rischi e le precauzioni quando ci si collega a una wifi pubblica, spiegando come chi gestisce una rete libera potrebbe sniffare tutte le password inserite da altri computer connessi.
Se si utilizza un'app sullo smartphone o un PC con le password già memorizzate, non ci sono problemi.

4) Non aprire email sospette
Se si riceve una mail da un indirizzo sconosciuto, scritta male o con messaggi poco credibili, meglio ignorarla, non aprirla e contrassegnarla come spam.
Non si sa mai infatti che non contenga un link o un'immagine capace di infettare il computer.
LEGGI ANCHE: Come riconoscere Email con virus

5) Non aprire allegati sospetti
Questo è legato al punto precedente, quindi se anche si ricevesse una mail del tutto legittima, ma come allegato ci fosse un file dal nome strano o che sembra non giusto, allora è meglio non aprirlo.

6) Disattivare il caricamento automatico delle immagini
Uno dei modi in cui un hacker può eseguire codice dannoso sul computer è quello di incorporarlo in un file di immagine.
Siti di posta come Gmail caricano le immagini in modo automatico, che non è proprio il massimo della sicurezza.
In Gmail, andare su Impostazioni -> Generali -> Immagini e selezionare Chiedi prima di visualizzare contenuti esterni.
Per altri servizi di posta online o programmi, si dovrebbe trovare un'opzione simile.

7) Mai inviare informazioni sensibili come, ad esempio, il numero di carta di credito, password o altri codici riservati.
Nessuna azienda stimabile e tanto meno una banca chiederà di inviare dati sensibili via email., quindi, ogni richiesta di questo tipo è sicuramente un attacco di phishing.
Questo perchè non si sa mai chi leggerà la mail inviata e perchè non si può escludere che il messaggio possa essere intercettato dall'esterno.

LEGGI ANCHE: Regole di sicurezza Email per la protezione della posta elettronica

Scrivi un commento

Per commentare, si può usare un account Google / Gmail.
Se vi piace e volete ringraziare, condividete! (senza commento)
Un Commento
  • kooma
    25/11/14

    Volevo chiederti una cosa, che magari ti sembrerà banale. Ho messo da parte parecchie tue mail che riguardano argomenti che trovo molto interessanti, ma invece di lasciarle nella posta, mi piacerebbe raggrupparle per consultarle a piacere. Puoi darmi un consiglio? Grazie.