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Proteggere documenti Office per lettura o modifica, con password

Pubblicato il: 23 luglio 2012 Aggiornato il:
Come impostare una password ai documenti Word, Excel, Powerpoint con la funzione protezione di Office
Password su documenti Office Sappiamo bene come si fa a proteggere file e cartelle con password con programmi esterni in modo che non possano essere aperti da chi non è autorizzato.
Per meglio proteggere i documenti dalle modifiche il modo più usato è quello di convertirlo in PDF (vedi come proteggere un file pdf con password per non farlo aprire o modificare), ma non sempre questa può essere la soluzione ottimale.
In questo articolo vediamo allora come proteggere dalla modifica un documento scritto con Word, Excel o Powerpoint, senza usare programmi esterni e senza dover fare conversioni in PDF dei file.
Il vantaggio è che essi possono essere condivisi facilmente, senza costringere chi li riceve a d usare un programma per decriptarlo.
Chi riceve il documento potrà quindi aprirlo con il normale programma Office, leggerlo, senza però poterlo modificare a meno che non abbia la password di sblocco.

Si possono applicare password ai documenti .docx o .doc, .xls o .xlsx, .ppt o .pptx, con un processo estremamente semplice tramite Office 2007 o 2010.

1) Aprire un documento esistente o crearne uno nuovo, cliccare sul pulsante Office (in alto a sinistra) e scegliere Salva con nome.

2) Nella finestra Salva, cliccare dove è scritto Strumenti in basso e scegliere Opzioni generali.

3) Si potrà qui impostare una password per aprire il file o una password per la modifica del documento e premere su OK confermando la password per una doppia verifica.
La prima permette di proteggere il documento in modo che non possa nemmeno essere aperto e letto senza conoscere la password.
La seconda invece permette di aprirlo a tutti ma di renderlo non modificabile senza sapere la password.
Si possono anche impostare password diverse, una per aprire il documento ed una per modificarlo.

Nella finestra di opzioni generali si può premere anche il tasto Proteggi documento per far comparire una sezione sulla destra con diverse opzioni personalizzabili.
Chiudere allora la finestra di salvataggio (premendo Annulla) e scegliere se si vuol proteggere il file Word o Excel da modifiche sulla formattazione e se bloccare la modifica ma consentire di aggiungere commenti, revisioni o riempimento di moduli.
Premere infine su Applica protezione per impostare la password.
Tenere presente che se si dimentica la password non c'è possibilità di aprire o modificare tale documento.
Ci sono alcuni programmi per trovare la password di un documento Word protetto ma non funzionano se la password è complessa e lunga.

Quando un utente tenta di aprire un documento protetto da password, gli sarà chiesto di inserirla e il documento non sarà disponibile finché non viene autorizzato.
La stessa cosa vale per la password di modifica per cui l'utente sprovvisto di password potrà solo leggere il file ma non cambiarlo.

Questo è un ottimo modo per condividere ed inviare ad altre persone documenti anche ufficiali (contratti o tesine) senza rischiare che essi possano essere modificate e, soprattutto, senza necessità di creare un PDF.

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