Proteggere documenti Word ed Excel con password
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Come impostare una password ai documenti Word, Excel, Powerpoint per impedire apertura, lettura e modifica
Chi lavora con i documenti Office sa quando sia importante lavorare sui documenti Word ed Excel e proteggerli dalla lettura accidentale, specie se li condividiamo via mail o li salviamo in locale su un computer condiviso.
Si possono proteggere con password documenti scritti con Word, con Excel o con Powerpoint. Il vantaggio è che essi possono essere condivisi facilmente, senza costringere chi li riceve ad usare un programma per decriptarlo. In caso di condivisione, infatti, chi riceve il documento potrà quindi aprirlo solo se conosce la password di sblocco (o le password, visto che possiamo impostare una password diversa per la lettura e per la modifica).
https://www.navigaweb.net/2012/07/password-file-office-per-lettura-modifica.html LEGGI ANCHE -> Proteggere cartelle e file con password su Windows
Se il documento contiene informazioni molto preziose, che nessuno deve leggere, possiamo impostare una password di lettura, che verrà richiesta a chiunque apra il file: solo chi conosce la parola potrà quindi vedere il contenuto del file.
Apriamo il programma di Office desiderato, iniziamo a compilare o scrivere il documento e, arrivati al momento del salvataggio, portiamoci nel menu File, da cui potremo trovare il menu Proteggi documento.
Facendo clic sopra l'icona potremo selezionare una serie di voci pensati per proteggere adeguatamente il documento: per impedire l'apertura del file selezioniamo Crittografa con password, inseriamo due volte la password scelta e confermiamo su OK; ora non dovremo far altro che salvare il file (premendo sulla tastiera CTRL+B o CTRL+S), chiudere Office e verificare che, all'apertura del file, ci venga chiesta la password scelta.
Per rimuovere l'eventuale password è sufficiente aprire il documento, inserire la password usata finora, portarsi nuovamente in Proteggi documento e fare nuovamente clic su Crittografa con password, avendo cura di lasciare questa volta il campo vuoto (basterà cancellare i puntini presenti e premere su OK).
La procedura è valida su qualsiasi programma di Office: Word, Excel, PowerPoint e gli altri programmi contenuto nella suite di lavoro prodotta da Microsoft.
Se invece vogliamo proteggere i nostri documenti Office da modifiche, dovremo impostare il livello di modifiche da bloccare (visto che alcuni documenti prevedono campi di testo o spunte utili per la compilazione).
Apriamo il documento, portiamoci nuovamente nel menu File e, dal menu Proteggi documento, selezioniamo la voce Limita modifica. Si aprirà una nuova barra laterale sul documento, da cui poter decidere se applicare restrizioni sulla formattazione o restrizione alle modifiche.
Per lo scopo di questa guida apponiamo il segno di spunta su Consenti solo questo tipo di modifiche nel documento e, nel menu a tendina, selezioniamo una delle voci disponibili: Nessuna modifica (sola lettura), Revisioni, Commenti e Compilazione moduli.
Se facciamo parte di una rete aziendale e abbiamo altri utenti registrati allo stesso Office aziendale, possiamo anche limitare le modifiche ad un preciso gruppo, scegliendo nel campo Eccezioni (facoltative) chi è interessato dalla limitazione alle modifiche.
Per confermare l'applicazione della protezione, facciamo clic in basso su Si, applica protezione; si aprirà ora una finestra in cui inserire la password di protezione scelta (possibilmente diversa da quella inserita per l'accesso) o, in alternativa, inserire l'autenticazione tramite credenziali amministrative (solo l'account PC o Windows che stiamo utilizzando al momento potrà apportare modifiche).
Se utilizziamo l'autenticazione con password possiamo integrare il blocco all'accesso, visto nel primo capitolo, senza alcun problema. Se invece utilizziamo l'autenticazione utente, il documento verrà subito crittografato e potrà essere visto solo dagli utenti autorizzati, che in ogni caso non potranno modificalo (solo il nostro account è autorizzato alle modifiche).
Per rimuovere questo tipo di protezione è sufficiente ripetere tutti i passaggi già visti, rimuovere il segno di spunta su Consenti solo questo tipo di modifiche nel documento.
Office è una suite da lavoro molto costosa, venduta da Microsoft a centinaia di Euro, quindi difficilmente acquistabile da utenti comuni o utenti casalinghi. Come valida alternativa possiamo sempre utilizzare sui nostri computer la suite LibreOffice, disponibile gratuitamente. Vediamo insieme come proteggere l'accesso al documento e come impedire le modifiche non autorizzate.
Per proteggere i documenti più importanti, apriamo LibreOffice, scegliamo il programma da avviare, realizziamo il documento e, al momento del salvataggio, facciamo clic in alto su File -> Salva con nome.
Nella finestra di salvataggio, scegliamo un nome per il file, il percorso dove salvarlo e assicuriamoci di apporre il segno di spunta su Salva con password, quindi facciamo clic in basso su Salva.
Si aprirà una finestra aggiuntiva, in cui inserire la password scelta per due volte; quando pronti è sufficiente fare clic su OK per salvare il documento. D'ora in avanti solamente chi conosce la password potrà aprire il file e visualizzarne il contenuto.
Se invece volessimo proteggere il documento dalle modifiche indesiderate, ripetiamo i passaggi visti nel precedente capitolo, ossia portiamoci in File -> Salva con nome, apponiamo il segno di spunta su Salva con password, quindi facciamo clic in basso su Salva. Nella finestra in cui inserire la password d'apertura, espandiamo la voce Opzioni, spuntiamo la voce Apri file in sola lettura, quindi inseriamo una password diversa rispetto a quella impostata per l'apertura.
Facciamo clic su OK per confermare. D'ora in avanti potremo aprire il documento in sola lettura, senza poter apportare alcuna modifica (indipendentemente dal fatto che abbiamo protetto o meno l'accesso al file). Per apportare modifiche al documento protetto, facciamo clic in alto sul menu Modifica, selezioniamo la voce Modo modifica e inseriamo la password di sblocco scelta per proteggere le modifiche.
Se non vogliamo condividere i file ma vogliamo salvarli sul PC e proteggerli da sguardi indiscreti il miglior metodo prevede l'utilizzo di VeraCrypt, l'applicazione di cifratura (disponibile come app portable) semplice da usare ed efficace per garantire protezione per qualsiasi tipo di file e cartelle.
Dopo aver installato l'app su una chiavetta USB o in una cartella qualsiasi del telefono apriamo il programma, avviamo la creazione di un nuovo archivio cifrato, scegliamo la password e montiamolo l'archivio come fosse un disco esterno virtuale.
Al termine di questa operazione spostiamo tutti i file Word ed Excel da proteggere, quindi smontiamo l'archivio cifrato per proteggere efficacemente tutti i file contenuti all'interno; solo chi conosce la password dell'archivio potrà vedere il contenuto all'interno.
Per approfondire possiamo leggere la nostra guida su come nascondere una partizione o un disco su Windows.
Se i documenti Office devono essere condivisi via email o tramite altri metodi possiamo proteggerli velocemente utilizzando gli archivi compressi con password, usando per lo scopo il programma gratuito e open source 7-Zip.
Installando questo programma sul computer possiamo proteggere i documenti Word ed Excel semplicemente aprendo l'app 7-Zip, portandoci nel percorso o nella cartella da cifrare (possiamo usare l'icona con la freccia a punta e con la cartella per salire di livello nel percorso) e, dopo aver selezionato la cartella, basterà premere in alto a sinistra su Aggiungi.
Nella nuova schermata scegliamo un nome per l'archivio compresso, scegliamo come formato dell'archivio zip, scegliamo come metodo di cifratura AES-256 e inseriamo la password all'interno della sezione Cifratura -> Inserisci password, inserendo anche la conferma della password scelta.
A questo punto basterà premere su OK per avviare la cifratura e la compressione della cartella scelta; condividendo l'archivio compresso con qualsiasi utente avremo la certezza che, per poter leggere il contenuto, il destinatario dovrà utilizzare 7-Zip o altri gestori di archivi compressi e, al momento dell'apertura, dovrà conoscere ed inserire la password di sblocco.
Su questo argomento possiamo leggere l'articolo su come usare 7-Zip per aprire ZIP, RAR e cartelle compresse di file.
In questa guida abbiamo visto tutti i metodi che possiamo usare per proteggere i documenti Office più importanti. Per chi va di fretta e cerca qualcosa di sicuro ed immediato il disco virtuale protetto o l'archivio compresso protetto sono la scelta ideale, ma possiamo utilizzare anche le protezioni in lettura e in modifica integrati in Microsoft Office e in LibreOffice.
Per proteggere i documenti dalle modifiche un altro metodo (molto utilizzato nelle aziende) prevede di convertire il documento Office in PDF, come descritto nella guida su come proteggere un file PDF con password.
Si possono proteggere con password documenti scritti con Word, con Excel o con Powerpoint. Il vantaggio è che essi possono essere condivisi facilmente, senza costringere chi li riceve ad usare un programma per decriptarlo. In caso di condivisione, infatti, chi riceve il documento potrà quindi aprirlo solo se conosce la password di sblocco (o le password, visto che possiamo impostare una password diversa per la lettura e per la modifica).
https://www.navigaweb.net/2012/07/password-file-office-per-lettura-modifica.html LEGGI ANCHE -> Proteggere cartelle e file con password su Windows
1) Protezione documenti Microsoft Office
Se il documento contiene informazioni molto preziose, che nessuno deve leggere, possiamo impostare una password di lettura, che verrà richiesta a chiunque apra il file: solo chi conosce la parola potrà quindi vedere il contenuto del file.
Apriamo il programma di Office desiderato, iniziamo a compilare o scrivere il documento e, arrivati al momento del salvataggio, portiamoci nel menu File, da cui potremo trovare il menu Proteggi documento.
Facendo clic sopra l'icona potremo selezionare una serie di voci pensati per proteggere adeguatamente il documento: per impedire l'apertura del file selezioniamo Crittografa con password, inseriamo due volte la password scelta e confermiamo su OK; ora non dovremo far altro che salvare il file (premendo sulla tastiera CTRL+B o CTRL+S), chiudere Office e verificare che, all'apertura del file, ci venga chiesta la password scelta.
Per rimuovere l'eventuale password è sufficiente aprire il documento, inserire la password usata finora, portarsi nuovamente in Proteggi documento e fare nuovamente clic su Crittografa con password, avendo cura di lasciare questa volta il campo vuoto (basterà cancellare i puntini presenti e premere su OK).
La procedura è valida su qualsiasi programma di Office: Word, Excel, PowerPoint e gli altri programmi contenuto nella suite di lavoro prodotta da Microsoft.
Protezione delle modifiche
Se invece vogliamo proteggere i nostri documenti Office da modifiche, dovremo impostare il livello di modifiche da bloccare (visto che alcuni documenti prevedono campi di testo o spunte utili per la compilazione).
Apriamo il documento, portiamoci nuovamente nel menu File e, dal menu Proteggi documento, selezioniamo la voce Limita modifica. Si aprirà una nuova barra laterale sul documento, da cui poter decidere se applicare restrizioni sulla formattazione o restrizione alle modifiche.
Per lo scopo di questa guida apponiamo il segno di spunta su Consenti solo questo tipo di modifiche nel documento e, nel menu a tendina, selezioniamo una delle voci disponibili: Nessuna modifica (sola lettura), Revisioni, Commenti e Compilazione moduli.
Se facciamo parte di una rete aziendale e abbiamo altri utenti registrati allo stesso Office aziendale, possiamo anche limitare le modifiche ad un preciso gruppo, scegliendo nel campo Eccezioni (facoltative) chi è interessato dalla limitazione alle modifiche.
Per confermare l'applicazione della protezione, facciamo clic in basso su Si, applica protezione; si aprirà ora una finestra in cui inserire la password di protezione scelta (possibilmente diversa da quella inserita per l'accesso) o, in alternativa, inserire l'autenticazione tramite credenziali amministrative (solo l'account PC o Windows che stiamo utilizzando al momento potrà apportare modifiche).
Se utilizziamo l'autenticazione con password possiamo integrare il blocco all'accesso, visto nel primo capitolo, senza alcun problema. Se invece utilizziamo l'autenticazione utente, il documento verrà subito crittografato e potrà essere visto solo dagli utenti autorizzati, che in ogni caso non potranno modificalo (solo il nostro account è autorizzato alle modifiche).
Per rimuovere questo tipo di protezione è sufficiente ripetere tutti i passaggi già visti, rimuovere il segno di spunta su Consenti solo questo tipo di modifiche nel documento.
2) Protezione documenti LibreOffice
Office è una suite da lavoro molto costosa, venduta da Microsoft a centinaia di Euro, quindi difficilmente acquistabile da utenti comuni o utenti casalinghi. Come valida alternativa possiamo sempre utilizzare sui nostri computer la suite LibreOffice, disponibile gratuitamente. Vediamo insieme come proteggere l'accesso al documento e come impedire le modifiche non autorizzate.
Protezione all'apertura
Per proteggere i documenti più importanti, apriamo LibreOffice, scegliamo il programma da avviare, realizziamo il documento e, al momento del salvataggio, facciamo clic in alto su File -> Salva con nome.
Nella finestra di salvataggio, scegliamo un nome per il file, il percorso dove salvarlo e assicuriamoci di apporre il segno di spunta su Salva con password, quindi facciamo clic in basso su Salva.
Si aprirà una finestra aggiuntiva, in cui inserire la password scelta per due volte; quando pronti è sufficiente fare clic su OK per salvare il documento. D'ora in avanti solamente chi conosce la password potrà aprire il file e visualizzarne il contenuto.
Protezione delle modifiche
Se invece volessimo proteggere il documento dalle modifiche indesiderate, ripetiamo i passaggi visti nel precedente capitolo, ossia portiamoci in File -> Salva con nome, apponiamo il segno di spunta su Salva con password, quindi facciamo clic in basso su Salva. Nella finestra in cui inserire la password d'apertura, espandiamo la voce Opzioni, spuntiamo la voce Apri file in sola lettura, quindi inseriamo una password diversa rispetto a quella impostata per l'apertura.
Facciamo clic su OK per confermare. D'ora in avanti potremo aprire il documento in sola lettura, senza poter apportare alcuna modifica (indipendentemente dal fatto che abbiamo protetto o meno l'accesso al file). Per apportare modifiche al documento protetto, facciamo clic in alto sul menu Modifica, selezioniamo la voce Modo modifica e inseriamo la password di sblocco scelta per proteggere le modifiche.
3) Disco virtuale segreto su PC
Se non vogliamo condividere i file ma vogliamo salvarli sul PC e proteggerli da sguardi indiscreti il miglior metodo prevede l'utilizzo di VeraCrypt, l'applicazione di cifratura (disponibile come app portable) semplice da usare ed efficace per garantire protezione per qualsiasi tipo di file e cartelle.
Dopo aver installato l'app su una chiavetta USB o in una cartella qualsiasi del telefono apriamo il programma, avviamo la creazione di un nuovo archivio cifrato, scegliamo la password e montiamolo l'archivio come fosse un disco esterno virtuale.
Al termine di questa operazione spostiamo tutti i file Word ed Excel da proteggere, quindi smontiamo l'archivio cifrato per proteggere efficacemente tutti i file contenuti all'interno; solo chi conosce la password dell'archivio potrà vedere il contenuto all'interno.
Per approfondire possiamo leggere la nostra guida su come nascondere una partizione o un disco su Windows.
4) Archivio compresso con password
Se i documenti Office devono essere condivisi via email o tramite altri metodi possiamo proteggerli velocemente utilizzando gli archivi compressi con password, usando per lo scopo il programma gratuito e open source 7-Zip.
Installando questo programma sul computer possiamo proteggere i documenti Word ed Excel semplicemente aprendo l'app 7-Zip, portandoci nel percorso o nella cartella da cifrare (possiamo usare l'icona con la freccia a punta e con la cartella per salire di livello nel percorso) e, dopo aver selezionato la cartella, basterà premere in alto a sinistra su Aggiungi.
Nella nuova schermata scegliamo un nome per l'archivio compresso, scegliamo come formato dell'archivio zip, scegliamo come metodo di cifratura AES-256 e inseriamo la password all'interno della sezione Cifratura -> Inserisci password, inserendo anche la conferma della password scelta.
A questo punto basterà premere su OK per avviare la cifratura e la compressione della cartella scelta; condividendo l'archivio compresso con qualsiasi utente avremo la certezza che, per poter leggere il contenuto, il destinatario dovrà utilizzare 7-Zip o altri gestori di archivi compressi e, al momento dell'apertura, dovrà conoscere ed inserire la password di sblocco.
Su questo argomento possiamo leggere l'articolo su come usare 7-Zip per aprire ZIP, RAR e cartelle compresse di file.
Conclusioni
In questa guida abbiamo visto tutti i metodi che possiamo usare per proteggere i documenti Office più importanti. Per chi va di fretta e cerca qualcosa di sicuro ed immediato il disco virtuale protetto o l'archivio compresso protetto sono la scelta ideale, ma possiamo utilizzare anche le protezioni in lettura e in modifica integrati in Microsoft Office e in LibreOffice.
Per proteggere i documenti dalle modifiche un altro metodo (molto utilizzato nelle aziende) prevede di convertire il documento Office in PDF, come descritto nella guida su come proteggere un file PDF con password.
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