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Creare regole e filtri mail su Microsoft Outlook per organizzare la posta in cartelle

Pubblicato il: 21 maggio 2012 Aggiornato il:
Guida alla creazione di regole e filtri per spostare automaticamente i messaggi di posta in cartelle specifiche su Microsoft Outlook
Regole filtri Outlook Chi utilizza Microsoft Outlook come client Email può organizzare i messaggi di sposta elettronica in diverse cartelle in base al tipo di mail, in base al mittente o alla data.
Quando si ricevono numerose Email è importante organizzarle in diverse cartelle ma è altrettanto importante che tale distribuzione sia automatica, in modo da sapere sempre in quale categoria cercare determinati tipi di messaggi.
In servizi web.mail come Google Mail, Yahoo Mail, Hotmail e altri, è possibile creare filtri automatici per le Email in base a determinate regole.
Anche sul programma Microsoft Outlook è possibile creare filtri e regole per automatizzare l'organizzazione delle mail in arrivo in cartelle specifiche.
Il processo descritto vale per tutti i tipi di regole e-mail su Outlook.

Per esempio, se ci si iscrive alla Newsletter per ricevere via email gli articoli di Navigaweb (dal modulo di iscrizione qui a destra), si può volere che le email provenienti da "pom-heyweb" siano catalogate in una cartella specifica, magari chiamata "news informatica".

1) Passare alla scheda Strumenti e scegliere l'opzione Regole e avvisi.

2) Nella sezione delle Regole Email, premere il pulsante nuova regola (o Cambia regola se si sta modificando una già esistente).

3) Sotto la sezione Organizza, selezionare il requisito di base (in questo caso può essere, spostare i messaggi da un utente specifico in una cartella ).

4) Nella parte inferiore della finestra si trova una sezione intitolata "Passaggio 2" con la frase Applica la regola all'arrivo di un messaggio inviato da....
In questa frase, bisogna cliccare sui vari link scritti in blu e modificare le opzioni secondo le proprie esigenze.
Cliccare quindi su "utenti" ed indicare gli indirizzi Email da usare come filtro (nel nostro esempio, l'indirizzo di navigaweb.net con cui vengono ricevuti gli articoli).
L'elenco mostra solo le persone aggiunte alla rubrica, quindi, è necessario assicurarsi di aver aggiunto l'indirizzo Email ai contatti prima di selezionarlo.
Cliccare poi su "sposta il messaggio nella cartella selezionata" e scegliere la cartella dove ritrovare le email filtrate automaticamente.
In questo caso si può creare una nuova cartella dalla finestra di selezione.

5) Cliccare su Avanti e, opzionalmente, perfezionare la regola aggiungendo altri parametri.
Ad esempio, includendo solo i messaggi con alcune parole specifiche nell'oggetto.

6) Avanti e indicare eventuali eccezioni alla regola.

7) Dare un nome al filtro automatizzato e cliccare su Fine.
Prima però può essere conveniente mettere la crocetta sull'opzione applica ai messaggi già presenti e su attiva regola.
Questo garantisce che i messaggi nuovi e quelli già arrivati in passato che che soddisfano la regola vengano spostati nella cartella corrispondente.

Se si vuole abbreviare il processo, se non si avesse bisogno di una regola più dettagliata, si può fare lo stesso, più velocemente, cliccando su un messaggio dalla casella di posta in arrivo e selezionando Crea regola .
In questo modo è molto più facile selezionare le condizioni e configurare un filtro con spostamento automatico dei messaggi in cartelle specifiche di Outlook.

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