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Organizzare la posta in arrivo se si ricevono troppe mail

Pubblicato il: 17 ottobre 2011 Aggiornato il:
Tutti i modi per organizzare la posta in arrivo quando si ricevono troppe Email, per evitare spam e per organizzare la posta elettronica
Posta in arrivo Chi usa il computer per lavoro riceve moltissime email ogni giorno, perdendo un sacco di tempo per leggerle e rispondere.
Inoltre la maggior parte delle mail ricevute nella posta in arrivo sono poco importanti se non addirittura spam, di solito sotto forma di messaggi pubblicitari.
La mail è uno strumento ormai antico (tecnologicamente parlando), che si è evoluto e, anche se molti continuano ad usare la mail alla vecchia maniera, ci sono diversi modi per organizzare meglio la posta in arrivo, evitare di disperdere energie a leggere le mail meno importanti e rispondere più velocemente a quelle più urgenti.

LEGGI ANCHE: Ordinare la posta in arrivo con filtri e alias in Gmail per gestire le E-mail ricevute

Intanto bisogna cominciare a dire che i servizi email non sono tutti uguali: Gmail, la mail di Yahoo e Hotmail di Microsoft sono nettamente i migliori della categoria dei servizi gratuiti di posta elettronica via web.
Siccome è possibile utilizzarle anche senza cambiare indirizzo di posta, a chi utilizza servizi diversi converrebbe cambiare (vedi ad esempio come Iscriversi a Hotmail senza cambiare indirizzo Email).
In alternativa conviene certamente utilizzare un client di posta, come Microsoft Outlook, per ricevere la posta sul computer.

Per liberarsi dal peso delle troppe e-mail ricevute bisogna ottimizzare la casella di posta.
Come detto più volte, lo spam non per forza è costituito da messaggi pubblicitari non autorizzati; molto spesso si tratta di newsletter inviate da siti a cui ci si è registrati prestando il consenso.
Per evitare che queste newsletter intasino la casella di posta, bisogna selezionare quali di queste si vogliono veramente ricevere e quali no.
Ogni mail di questo tipo, scorrendola in basso ha un link, spesso scritto con un carattere piccolo e nascosto, per rimuoversi dalla mailing list e non ricevere più questi messaggi.
A volte è un link al tasto Unsubscribe (disiscriviti), a volte è "remove" mentre in alcuni casi bisogna scrivere un messaggio nuovo richiedendo la rimozione dalla mailing list.
Dopo aver premuto su Unsubscribe, i siti più seri automatizzano la cancellazione mentre altri costringono l'utente a collegarsi al proprio account e modificare le opzioni di notifica email.
Tanto è sentito il problema che sono nati alcuni servizi per eliminare le iscrizioni alle newsletter automaticamente, come Unroll.me che funziona con mail, Hotmail e Yahoo e con i client di posta dei cellulari e dei pc (Outlook e Thunderbird).

Per contrastare lo spam, i servizi Yahoo, Google Mail e Hotmail forniscono ottimi filtri (soprattutto YahooMail) ma, per aumentare questa protezione ci sono alcuni programmi gratuiti per bloccare le email di spam.

Dopo aver fatto un po' di pulizia, bisogna organizzare i messaggi di posta in arrivo cercando di aggregarli.
Quando si ricevono messaggi di posta elettronica da siti web con cui si vuol rimanere in contatto, si può ridurre la posta in arrivo con Google InBox da usare al posto di Gmail

Facebook ha implementato un sistema di notifica Email (nelle impostazioni account -> notifiche) dove si può scegliere di ricevere via mail solo aggiornamenti importanti ed e-mail riassuntive anziché e-mail di notifica individuali.

Chi usa Gmail ha a disposizione un sacco di applicazioni e plugin che ottimizzano Gmail e riordinano la casella di posta.
Ad esempio, tra questi, ci tengo a segnalare il plugin Sortd per Gmail , che si integra con Gmail e organizza automaticamente i messaggi dividendoli in varie colonne.

Riguardo l'organizzazione dei messaggi di posta in arrivo nelle cartelle, in tutti i servizi Email è possibile creare regole automatiche per filtrare le mail.
Diventare bravi nell'impostare le regole di filtraggio permette di smistare la posta o fornire risposte automatiche.
Ad esempio, se vi siete iscritti alla newsletter di Navigaweb.net, potete creare un filtro cosi, tutte le mail giornaliere con i nuovi articoli, vengono salvate insieme, magari con impostazione "già letto", e diventa quindi facile andare a rileggerle quando si vuole e cercare i messaggi passati.

Su Gmail c'è il plugin delle risposte predefinite (si trova nelle impostazioni Labs, ed è da attivare) con modelli preconfigurati, indispensabili per rispondere velocemente ai messaggi ripetitivi.
L'invio non sarà automatico ma, in questo modo, ci vogliono solo due click per inviare la risposta, senza dover riscrivere sempre le stesse cose (in un altro posta vevo segnalato un altro programma per creare modelli e fac-simili per le risposte automatizzate)
In combinazione con i filtri, è anche possibile impostare risposte automatiche per determinate parole chiave.
Un altro ottimo plugin per Gmail è Boomerang che permette di ritardare l'invio di email e quindi mandare messaggi post datati: lo scrivo adesso, lo mando tra due ore, per strategia o organizzazione personale.
Boomerang è solo uno tra i più utili plugin per Gmail su Google Chrome browser.
Utilissimo poi, su Gmail, il "postponi" per rinviare la lettura delle Email.

Per finire, si possono ricevere avvisi sul computer per i messaggi in arrivo con tool come EmailTray o, meglio ancora, Pop Peeper che funziona con qualsiasi programma o servizio mail.
In altri post ho anche segnalato i tool per ricevere sul desktop notifica di nuove Email in Gmail e le estensioni per notifica di messaggi E-mail non letti su Chrome e Firefox.

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