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Creare risposte automatiche alle Email con facsimili

Ultimo aggiornamento:
modelli automaticiNon si tratta di risposta automatica, quella è semplice, sta nelle opzioni di qualsiasi servizio o programma di posta elettronica e può essere configurata con i filtri, in mdo che, a seconda del mittente e dell'oggetto, si risponde in un certo modo gia preconfigurato.

In questo caso invece si tratta di creare dei modelli di messaggi da usare come risposte predefinite ma variabili.
L'ambito è certamente quello lavorativo, dove magari si ricevono mail di conferma oppure dove si devono richiedere lavori o compiti ai centri di supporto, usando sempre la stessa formula formale.
Il software che crea modelli di messaggio o "fac-simili" può essere una alternativa molto vantaggiosa per evitare di riscrivere sempre le stesse cose, in modo quindi da automatizzare il processo di scrittura dei messaggi.

In genere, per simili operazioni, uno si prepara un file di testo che fa da fac-simile, in cui cambia solo il nome del destinatario e forse qualche altro dato.
In questo caso si ottiene invece un generatore di fac-simili che può arrivare ad un livello di dettaglio anche molto profondo.
Ad esempio, è possibile aggiungere diverse introduzioni, diverse formule di cortesia, diverse forme di saluti e cosi via, da usare a seconda del destinatario del messaggio o dell'oggetto.
Una lettera potrebbe essere generata semplicemente selezionando i punti pre-scritti ed adattarli per il caso specifico.
Il programma permette cosi, una volta creati i modelli, di assemblarli con una semplice interfaccia fatta di caselle di controllo e radiobox.

Il programma Form Letter Machine aiuta quindi a scrivere lettere ed e-mail miscelando appunti gia scritti.
E 'utile per le persone che regolarmente necessitàno di inviare e-mail simili tra loro, che includono componenti diversi in circostanze diverse.

Si riesce cosi a comporre un messaggio facendo il collage tra vari pezzi di testo e tra paragrafi gia scritti, ciascuno personalizzato per un determinato tipo di risposta.
Il programma è inizialmente in inglese ma dà la possibilità di personalizzarlo tutto andando sulla voce di menu "Edit Configuration tree".
Da qui si possono impostare le varie categorie in modo da organizzare diverse tipologie e formule "fac-simili" indicando quando ed a che scopo devono essere utilizzate.
Praticamente è come creare delle procedure guidate di scrittura, per se stessi o per supportare la formazione di altre persone.

Un'anteprima del messaggio si vede, in tempo reale, al centro della finestra e consente di visualizzare come esso è composto.

Per un uso più avanzato, il programma supporta anche variabili definite dall'utente, in modo da personalizzare rapidamente il modello con un nome o con altri dati specifici.
Tra le variabili gia preconfigurate, ci sono quelle temporali, data, mese, giorno, ora, anno e cosi via che sono basate sull'orologio del computer.

Ad esempio, se si guarda il messaggio di esempio che appare alla prima apertura del programma, si noterà l'incipit con scritto "Dear %Name%"
In alto si può cambiare la variabile Name con il nome da usare veramente.

Una volta confgurato il messaggio basta premere il tasto in basso "Copy to Clipboard" e poi, aprire il proprio client di posta elettronica e incollare il testo copiato.

Form Letter Machine è un programma gratuito per Windows, molto semplice, adatto a chi lavora molto con le E-mail e per un utilizzo professionale.

Download Form Letter Machine

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