Navigaweb.net
Programmi Sicurezza Windows Guide PC iPhone Android Tecnologia Rete Facebook Immagini Musica Giochi

Data:

Presentazione professionale PowerpointMicrosoft Office Powerpoint è il programma diventato lo standard nelle aziende di tutto il mondo per creare presentazioni di prodotti o di progetti,
In ambito lavorativo viene usato in tutte le tipologie di imprese, da figure professionali di alto livello, da dipendenti in uffici commerciali, da Project Managers, da responsabili di prodotti, da impiegati nel marketing, nelle vendite e nella pubblicità, da consulenti aziendali e cosi via.
In ambito scolastico e, soprattutto universitario è diventato lo strumento per scrivere tesine illustrate e per presentare lavori di gruppo.
La chiave del suo successo è nella semplicità di utilizzo, nella potenza grafica e nel poter sintetizzare in modo elegante e professionale, i punti chiave di un lavoro di qualsiasi natura.
Diventa un supporto indispensabile per i relatori, nelle riunioni o per gli insegnanti che possono cosi mettere a fuoco, in modo visuale, le parti importanti di un qualcosa di complesso in modo da catturare l'attenzione di chi ascolta senza annoiarlo.
Tra gli altri campi di applicazione vi sono la creazione di slides animate per divertire, per creare inviti e brochure e per essere creativi con uno strumento di grafica elementare ma completo.

Se, ad esempio, per Word, ho scritto 5 consigli tecnici e più pratici per scrivere un documento professionale, in questo caso, Il problema non è tanto nel capire come si fa tecnicamente una presentazione Powerpoint ma come scriverla e realizzarla in maniera professionale e chiara.

Dalla qualità della presentazione potrebbe dipendere il successo di una proposta commerciale, di una lezione, di una relazione o la soddisfazione del cliente per un progetto o un prodotto.

In aggiunta bisogna sottolineare un errore comune e spesso sottovalutato che deriva dalle dimensioni di un file Powerpoint quando vi si inseriscono all'interno fotografie, animazioni ed elementi multimediali.
Alcuni file ppt o pptx a volte raggiungono dimensioni superiori ai 50 MB ed inviarle via mail diventa difficoltoso e scomodo, soprattutto per chi la riceve.

Di seguito, proviamo a dare qualche consiglio tecnico e teorico per impostare una presentazione Powerpoint in una forma professionale e chiara, cercando anche di renderla leggera riducendone le dimensioni in termini di Megabyte.

Per quanto riguarda il design, Powerpoint 2007 è molto più bello graficamente della versione 2003 e presenta una buona lista di templates o temi grafici da mettere come sfondo della presentazione.
Il sito PresentationHelper è sicuramente il miglior sito dal punto di vista della qualità dei templates che si possono scaricare e dove si possono anche trovare esempio, spunti e idee su come rendere elevato l'impatto delle slides.
I modelli predefiniti che si trovano anche sul sito Office Online, io non li userei mai.

Al di la dello sfondo grafico scelto, considero utile seguire questi consigli per la stesura:
- Mai copiare e incollare le slides da altre presentazioni per poi modificarle, meglio iniziarle da zero a scrivere e disegnare.

- Non usare inutili elementi grafici che distraggono gli interlocutori, meglio rimanere semplici senza troppi sfarzi creativi.

- Usare un carattere chiaro e leggibile, senza usare font strani o corsivi.

- Usare sempre lo stesso font per tutta le slides di un file ppt.

- Scegliere in modo coerente la dimensione dei titoli e dei sottotitoli.

- Usare poche decorazioni, loghi e icone, senza esagerare.

- Non restringere troppo lo spazio di scrittura.

- Sconsigliato davvero l'uso delle Word Art, sono brutte e obsolete.

- Scrivere in nero su sfondo bianco è meglio; se si usa uno sfondo di colore diverso, conviene stare attenti al contrasto e considerare la possibilità che chi vede le slides possa avere problemi agli occhi o sia daltonico.
A supporto, segnalo una applicazione web molto utile chiamata Contrast-A.

- Per evidenziare parole importanti, conviene di più usare il grassetto che i colori ma, nel caso si usassero colori diversi, usare sempre gli stessi due o tre scelti senza fare un mosaico.

Per quanto riguarda l'uso delle slides, nel caso facciano da supporto per una relazione orale davanti altre persone, di seguire la trattazione della presentazione, senza mai leggerla, altrimenti il discorso diverrebbe molto noioso, pieno di slogan e finirebbe per non essere più ascoltato.

Senza dubbio, il successo di una presentazione Powerpoint sta nelle immagini usate.
Una bella presentazione deve avere più immagini che testo, senza mai usarle come elementi decorativi ma come figure che parlano da sole e comunicano concetti e messaggi agli interlocutori.
Trovare immagini su internet è davvero banale e basta usare Google Immagini, Flickr o il nuovo sito Bing!.

Usare le animazioni è d'obbligo per rendere chiara l'esposizione e la sequenza della comunicazione.
Siccome è facilissimo creare animazioni su Powerpoint, conviene imparare ad usarle e non essere timidi di lasciarsi andare con gli effetti speciali anche se, ovviamente sempre con moderazione e con razionalità, senza metterle a casaccio tanto per stupire e senza usare clip audio ed effetti sonori.

Per quanto riguarda i contenuti, una presentazione Powerpoint è come un sito internet e il ragionamento da fare si basa sempre su considerazioni di questo tipo: a chi è destinata? a cosa può servire quello che scrivo? quali domande posso prevedere? che esigenze riesco a soddisfare? quali evoluzioni può avere in futuro?
Ricordare sempre che non si sta scrivendo un documento Word con spiegazioni e dettagli e che si deve sfruttare in piano l'arte della sintesi con messaggi chiari ed esaustivi.

Focalizzando ora l'attenzione sull'aspetto tecnico del formato ppt o pptx che contraddistingue un file Powerpoint, molti penso abbiano notato come, quando si inseriscono fotografie, immagini e animazioni per un considerevole numero di slides, esso diventi pesante e occupi più di 50 MB di spazio sul computer.
Per diminuire questa dimensione, comprimere il file e creare una presentazione più leggera, conviene usare delle accortezze:

- Il formato di Powerpoint 2007 il pptx, è un tipo di file gia compresso e occupa molto meno spazio rispetto al predecessore ppt.
Conviene quindi aggiornare Office e cominciare a scrivere su file pptx per far si che la presentazione sia meno grande.

- Sempre nella versione 2007 c'è la possibilità di ottimizzare gli elementi multimediali posti tra le slide, soprattutto in riferimento alle immagini.
Selezionando una immagine, andando sul menù Formato, si nota a sinistra l'opzione "Comprimi".
Premendo sul pulsante e andando sulle opzioni successive si può scegliere se ottimizzare le immagini per la stampa (minima compressione), per un video proiettore e per inviare il file via mail (massima compressione); non c'è perdita di qualità evidente e visivamente non cambia nulla.

- Quando si aggiungono le immagini alle slide, conviene ridimensionarle e comprimerle preventivamente.
Molte persone aggiungono fotografie e immagini cosi come le trovano e, a volte queste superano i 5 MB apesantendo molto il file.
Per comprimere e ridimensionare le foto, consiglio di usare il programma facile da usare, IrfanView, trattato in un altro post.

- Sempre per quanto riguarda le immagini, se si prevede che alcune slides sono solo delle immagini senza nient'altro, conviene salvare queste diapositive come file Jpeg, cancellarle e poi reinserirle nuovamente usando però il file salvato.
Per fare questo, si può premere con il tasto destro sull'immagine caricata, che occupa l'intera slide, e salvarla sul pc come immagine.

Salvando il file con formati diversi può comprimere, di poco, la dimensione del file mentre, salvandola con nome e scegliendo la seconda opzione "Presentazione di Powerpoint", si può far si che, chi la riceve via mail, la possa visualizzare soltanto a schermo intero, senza possibilità di modificarla.
Il formato del file in questo caso è il pps o ppsx.

Consiglio Jolly, per coloro che devono argomentare e relazionare i contenuti di una presentazione nelle riunioni o davanti un'aula, se si usasse un portatile attaccato a un video proiettore, si può stupire il pubblico usando il cellulare, a distanza, via bluetooth, per controllare Powerpoint e la successione delle diapositive.

Su un altro articolo, i migliori siti per creare presentazioni professionali powerpoint online ricordando anche che ci sono strumenti come Google Docs, Zoho e Adobe Presenter che consentono la condivisione di slides.

In un altro post è scritto come convertire un file Powerpoint in un video da vedere sui lettori DVD o Divx.

Oltre al programma di Microsoft, si può usare anche OpenOffice che è gratis e funziona benissimo.


Scrivi un commento

Per commentare, si può usare un account Google / Gmail.
2 Commenti
  • Anonimo
    17 set 2011, 12:23:00

    Anche su questo sito potete trovare numerose indicazioni interessanti e gratuite: www.garagepresentation.com

  • ilMaltese
    09 gen 2013, 00:01:00

    http://poweryourpoint.wordpress.com/
    Power your Point, suggerimenti, idee e esempi per le vostre presentazioni