Programmare eventi sul calendario online di Google Calendar e Gmail

Uno dei servizi di Google più importanti e validi soprattutto in ambito lavorativo ed organizzativo è il Calendario di Google Calendar che avevo già citato a proposito delle migliori agende online.
Il Calendario di Google è un ottimo supporto per l'organizzazione del lavoro e diventa una specie di segretaria virtuale che ricorda date, appuntamenti e scadenze.
Si tratta di una applicazione web che, essendo integrata in altri servizi Google come Gmail, diventa, forse, la migliore delle alternative, anche meglio del calendario di Microsoft Outlook.
La differenza è che con Google tutto è online mentre con Outlook le voci segnate sull'agenda vengono memorizzate sul computer.

Sia gli studenti che i consulenti ed i lavoratori autonomi possono utilizzare Google Calendar, gratuitamente, per gestire il proprio lavoro e la propria attività, sia professionale che studentesca o di altro genere.

Calendar è abbastanza semplice da utilizzare quindi sarò molto sintetico nelle istruzioni generali, focalizzando l'attenzione sulle funzioni aggiuntive che sono il vero valore aggiunto dell'applicazione.

Per usare bene il calendario Google bisogna iniziare a popolarlo con i propri impegni e le scadenze di progetti, esami o lavori.
Oltre alle date, si può scrivere la durata di un impegno, il luogo e gli eventuali strumenti richiesti.
Una volta aperto Google Calendar, si può subito usare un calendario predefinito e vuoto.
Se si clicca sul link Aggiungi che si trova a sinistra sotto la voce "I miei calendari", si può creare un nuovo calendario differenziato dall'altro.
Questo permette di segnare diversi tipi di attività in diverse agende e, volendo, di condividere l'una o l'altra agenda, con persone diverse.
Quando si crea un nuovo calendario si può scegliere un modello predefinito da "Altri Calendari" tra cui ci sono le festività e i calendari sportivi.

Per iniziare ad aggiungere una voce sull'agenda, si clicca sul tasto in alto "Crea Evento".
Nella scheda Evento si possono specificare tutti i dettagli, mettendo anche se è un impegno che si ripete regolarmente nel tempo e di impostare dei promemoria.
Si può aggiungere un evento anche premendo su un giorno qualsiasi nell'interfaccia principale.
I promemoria si possono impostare via SMS, via Pop Up e via Email.
Andando in Impostazioni e poi sulla scheda Labs, si possono abilitare i promemoria discreti che permettono una integrazione con il browser Google Chrome e consente di ricevere notifiche sul Desktop del pc.
Andando in impostazioni generali, si vedrà una voce di menu relativa ai promemoria discreti con la possibilità di ricevere allarmi sonori.

In Google Calendario si possono programmare nuove attività e liste di eventi con Google Tasks di cui si parla in un altro post.

Se si volesse qualcosa di più per notificare i promemoria e gestire Google Calendar dal desktop del pc, si può scaricare il programma GMinder.
Restando in tema, esiste anche un client desktop per Google Calendar.

Per inviare notifiche al cellulare via SMS si può andare al menu di configurazione cellulare sempre dalle impostazioni.
Tramite questa funzione è anche possibile ricevere SMS gratis sul cellulare.

La condivisione del calendario è una funzione speciale nel caso ci si voglia organizzare con altre persone, per sport, per lavoro o per studio.
C'è una funzione "Trova orario migliore" che permette di inviare ai partecipanti di una riunione una notifica per la scelta dell'ora in cui fissare un incontro, con un sistema di votazioni semi automatico.
Google Calendar è una applicazione fondamentale del cruscotto gestionale per piccole aziende di Google Apps.

Dopo aver programmato alcuni eventi e tutti i relativi promemoria, bisogna rendere disponibile Google Calendar non solo sul computer ma anche sul cellulare o smartphone.
Google Calendar si sincronizza con molti telefonini e smartphone come gli Android , Blackberry , iPhone , Nokia / Symbian e Windows Mobile per i quali esiste sempre una applicazione dedicata e gratuita.

Chi usa Gmail può sfruttare l'integrazione con Google Calendar, creando nuovi eventi dalla pagina del nuovo messaggio.
Basta notare il link "Invito" che si trova sotto Oggetto ed accanto a Allega un file.
Dovrebbe poi comparire (nei prossimi giorni) poi un pulsante, accanto al Rispondi e sotto il link Crea un documento, che permetterà di aggiungere il contenuto della mail come evento del calendario che sarà quindi già precompilato e soltanto da confermare.

Nelle impostazioni e nel Labs di Google Calendar si possono trovare altre funzioni accessorie davvero uniche.
Ad esempio, si può aggiungere il calendario come gadget su qualsiasi sito web, copiando ed incollando il codice html che si trova cliccando su Calendari > nome calendario.
Da Google Labs si possono attivare:
- Allegati per ogni evento;
- Rifiuto automatico di eventi nel caso si vada in vacanza;
- La visione del calendario di tutto l'anno in una pagina;
- Oscuramento di eventi che si ripetono;
- Visualizzazione del nome della persona nel caso di incontri a due.

Chi utilizza Microsoft Outlook può sincronizzare il calendario online ed averlo sempre a disposizione su internet, qualsiasi sia il computer o cellulare che si utilizza, usando il plugin per Outlook Google Calendar Sync.
In conclusione, anche se, sono sicuro, esistono applicazioni web più potenti di questa, Google Calendar, per flessibilità, perchè gratis e per le numerose integrazioni e i continui sviluppi, rappresenta forse la migliore opzione per tenere una agenda su internet.