Navigaweb.net

Migliori siti, programmi e applicazioni su Navigaweb.net

Programmi Guide PC Tecnologia Sicurezza Windows Rete iPhone Android Facebook Immagini Musica Giochi

Come usare G Suite per gestire attività, aziende e progetti

Ultimo aggiornamento:
Gestione aziendale a basso costo con G Suite, il pacchetto di web app Google per progetti, attività ed aziende
google suite apps Ci si aspettano sempre elevati costi per far lavorare una azienda o per organizzare un progetto, oppure si ritiene di doversi accontentare di programmi gratuiti difficili da usare o di scarso livello e limitati nelle funzioni.
Invece le soluzioni ci sono, economiche a livelli irrisori ma, soprattutto, assolutamente funzionali a livello professionale.
In questa occasione, ho pensato di descrivere una di queste soluzioni per creare un cruscotto aziendale fruibile online, facile da implementare e che si può adattare a qualsiasi realtà commerciale di piccolo livello, per l'organizzazione di studi professionali, per attività di consulenza e progetti di qualsiasi tipologia.

Intanto, come metodologia di lavoro, vorrei segnalare il GTD e le molte applicazioni che la supportano.
Rimandando ad altre trattazioni più esaurienti la disamina di questa metodologia, accenno soltanto che GTD sta per Getting Things Done si basa sul fare le cose in modo attivo, liberando la mente dal ricordare e concentrando il lavoro sul fare.

La piattaforma gestionale che consiglio di provare ed approfondire per la sua facilità d'uso e per la forza e le potenzialità di quello che offre è G Suite.

G Suite (ex Google Apps) diventato ora un completo programma a pagamento di gestione aziendale che comprende Gmail, Google Calendar, Google Drive e Google Sites, con un dominio personalizzato.
Si possono quindi inglobare tutte le risorse che servono per lavorare o gestire un progetto sotto il proprio nome e poter cosi avere un server di posta elettronica, un calendario per organizzare i lavori e, soprattutto, un sito internet, che si può creare facilmente da soli in mezza giornata.
G Suite, per la gioia di chi vuol risparmiare, è un vero e proprio cruscotto aziendale che costa 40 Euro l'anno.

Il maggior pregio di G Suite è rappresentato dalla piattaforma Email con indirizzi personalizzati e quella per creare siti web con Google, un cruscotto centrale per gestire l'organizzazione ed eseguire i progetti.
Google Sites si può anche utilizzare gratuitamente, senza nemmeno pagare il nome di dominio, con un semplice account Google anche se, in quel caso, non si avrebbe il vantaggio di avere un sito col proprio nome come www.ristorante.com ma del tipo sites.google.com/site/ristorante.

In un altro post il dettaglio su come creare un sito commerciale e professionale con Google Sites.

Se si sceglie, come consigliabile, di andare avanti con G Suite dopo la prova gratuita, si può compilare il contratto con i propri dati anagrafici, pagare con Google Wallet tramite carta di credito anche prepagata e poi completare il procedimento di configurazione del dominio e del sito web.
Dopo poco tempo, nel giro di mezzora massimo, esso sarà online e già raggiungibile da tutto il mondo.

Il quadro comandi del cruscotto G Suite è molto intuitivo e facile da capire.
I servizi attivi sono elencati nel quadro comandi: Email, Sites, Calendar e Docs sono i più importanti.
Email permette di registrare indirizzi Email col dominio scelto e con un programma identico a Gmail;
Sites serve a creare il portale web;
Calendar per gestire le scadenze e gli appuntamenti con un calendario comune a tutta l'organizzazione.
Docs permette di lavorare su documenti Word, Excel, Powerpoint anche in modo collaborativo e fornisce uno spazio per archiviare i file.

Se si clicca su ciascuno di essi, si accede alle impostazioni relative al servizio dove configurare l'indirizzo internet con cui raggiungerlo e dove ci sono le istruzioni per l'attivazione iniziale molto dettagliate e tutto in italiano.
In strumenti avanzati, oltre a poter scaricare un client desktop per la gestione di G Suite, ci sono anche gli strumenti per migrare la posta e per caricare le Email da un programma come Microsoft Outlook a Gmail.
Nel pannello utenti si possono impostare gli indirizzi Email di altre persone che collaborano.
Oltre al calendario Google, per organizzare impegni e appuntamenti condivisi tra collaboratori e appartenenti al progetto, punto focale della piattaforma, come detto, è Google Sites dove si può creare il primo progetto e integrare tutto il resto.

Chiaramente G Suite non è la sola alternativa per creare un cruscotto aziendale gestibile online a costi irrisori.
Google però consente di non preoccuparsi dell'hosting della manutenzione dei server e degli aggiornamenti di sicurezza e c'è una grande comunità di utenti da cui è possibile trovare aiuto e supporto nell'uso degli strumenti.
Non è priva di difetti e, probabilmente, qualcuno potrà soffrire della enorme semplificazione, del fatto che non c'è alcun accesso al codice sorgente, che la gestione dei permessi è molto limitata (o tutto o niente), che il backup è solo manuale.

Un'alternativa all'altezza, sia dal punto di vista della facilità che dell'efficienza, è Zoho, un nome meno famoso di Google che non ha nulla da invidiare come suite di gestione.

Scrivi un commento

Per commentare, si può usare un account Google / Gmail.
Se vi piace e volete ringraziare, condividete! (senza commento)